Система Orphus
RTF Print OpenData
Документ Реквизиты Ссылающиеся документы
Редакция:      кыргызча  |  на русском

Приложение 8

 

 

 

Утвержден
постановлением Правительства Кыргызской Республики
от 29 декабря 2016 года № 706

ПОРЯДОК
ведения личного дела государственного гражданского служащего и муниципального служащего Кыргызской Республики

(В редакции постановлений Правительства КР от 8 июня 2017 года № 358, 6 декабря 2018 года № 568)

1. Общие положения

1. Настоящий Порядок определяет правила ведения, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего и муниципального служащего Кыргызской Республики (далее - служащий), а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 26 Закона Кыргызской Республики "О государственной гражданской службе и муниципальной службе" (далее - Закон).

2. Под персональными данными служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Порядком.

3. Персональные данные, внесенные в личные дела служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных законами Кыргызской Республики случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).

4. Руководство государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики, осуществляющее полномочия работодателя, обеспечивает защиту персональных данных служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

5. Руководство государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики определяет службу управления персоналом или отдельного служащего, уполномоченного по вопросам, ведения, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных служащих (далее - уполномоченный по вопросам использования персональных данных) для ведения личных дел и несущих ответственность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики за нарушение режима защиты этих персональных данных.

6. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных служащего служба управления персоналом либо уполномоченный по вопросам использования персональных данных обязаны соблюдать следующие требования:

- обработка персональных данных служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Кыргызской Республики, законов и иных нормативных правовых актов Кыргызской Республики, содействия служащему в прохождении государственной гражданской службы и муниципальной службы Кыргызской Республики (далее - службы), в обучении и карьерном росте, обеспечения личной безопасности служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, органа местного самоуправления, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

- персональные данные следует получать лично у служащего. В случае необходимости получения персональных данных служащего у третьей стороны следует известить об этом служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

- запрещается сбор и внесение в личное дело служащего не установленных законами Кыргызской Республики персональных данных о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

- при принятии решений, затрагивающих интересы служащего, запрещается основываться на персональных данных служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

- защита персональных данных служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики в порядке, установленном законами Кыргызской Республики;

- передача персональных данных служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия служащего, за исключением случаев, установленных законами Кыргызской Республики.

2. Формирование личного дела

7. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им при приеме на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел служащих возлагается на службу управления персоналом либо уполномоченного по вопросам использования персональных данных, несущих персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

8. Формирование личного дела производится непосредственно после приема служащего на государственную или муниципальную должность.

9. Личному делу присваивается номер согласно журналу учета личных дел служащих.

10. На обложке личного дела отражаются следующие реквизиты:

- "Личное дело №" согласно журналу учета личных дел сотрудников;

- фамилия, имя, отчество сотрудника;

- дата начала ведения личного дела, дата окончания ведения личного дела, количество страниц, срок хранения.

11. К личному делу служащего приобщаются:

- письменное заявление о рассмотрении документов и допуске к конкурсу на замещение вакантной административной государственной должности или административной муниципальной должности;

- собственноручно заполненный и подписанный служащим личный листок по учету кадров установленной формы с приложением фотографии;

- резюме;

- автобиография;

- заверенные копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации;

- заверенные копии документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

- копия паспорта;

- заверенная копия свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния (по усмотрению государственного органа, органа местного самоуправления);

- заверенная копия трудовой книжки;

- заверенная копия документа воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копии приказов о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- копия приказа государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики о назначении на вакантную должность государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики, копии приказов о ротации, увольнении, дополнение к личному листку;

- экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор (если таковые имеются);

- копия акта государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики об освобождении служащего от замещаемой должности государственной или муниципальной службы, о прекращении трудового договора;

- результаты годовой оценки деятельности служащего;

- копии документов о присвоении служащему классного чина, звания;

- копия приказа о включении служащего во внутренний резерв кадров, а также об исключении его из данного резерва кадров;

- копия приказа уполномоченного государственного органа по делам государственной гражданской службы и муниципальной службы о включении служащего в Национальный резерв кадров, либо исключении его из данного резерва;

- копия приказа о поощрении служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания (до его снятия или отмены);

- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, о временном отстранении служащего от замещаемой должности на период проведения служебного расследования;

- копия удостоверения обязательного медицинского страхования граждан (по необходимости);

- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на службу или ее прохождению (по усмотрению государственного органа, органа местного самоуправления);

- справка об отсутствии судимости гражданина на момент назначения на вакантную должность государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики (по усмотрению государственного органа, органа местного самоуправления);

- собственноручно подписанное служащим обязательство о принятии ограничений в целях недопущения коррупционных правонарушений;

- собственноручно заполненное и подписанное служащим обязательство о неразглашении конфиденциальной служебной информации;

- подписанный служащим текст присяги.

Заверение копий документов, перечисленных в пункте 11 настоящего Порядка, производится службой управления персоналом либо уполномоченным по вопросам использования персональных данных при предъявлении оригинала документов.

(В редакции постановления Правительства КР от 8 июня 2017 года № 358)

12. В личное дело служащего приобщаются иные документы, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики.

13. К личному делу прилагается опись.

3. Порядок учета и хранения личных дел

14. Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

15. Личные дела хранятся в металлическом шкафу по алфавиту.

16. Доступ к личным делам имеет только сотрудник службы управления персоналом, либо уполномоченный по вопросам использования персональных данных.

17. Личные дела служащих, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников - 75 лет с года увольнения служащего в государственном органе, органе местного самоуправления.

18. В личные дела не должны входить документы второстепенного характера, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

19. Личное дело может быть выдано без права выноса в следующих случаях:

- по требованию служащего для ознакомления с материалами личного дела;

- непосредственно руководителю для ознакомления с материалами личного дела;

- при проведении служебного расследования;

- при проведении мониторинга по соблюдению законодательства в сфере государственной гражданской службы и муниципальной службы.

(В редакции постановления Правительства КР от 8 июня 2017 года № 358)

20. Снятие копий документов, хранящихся в личном деле, производится только с письменного разрешения служащего.

21. При ротации служащего на должность в другой государственный орган, орган местного самоуправления его личное дело передается в государственный орган, орган местного самоуправления Кыргызской Республики по новому месту замещения должности.

22. Если гражданин, личное дело которого хранится в государственном органе/органе местного самоуправления, поступит на службу вновь, его личное дело подлежит передаче по официальному запросу государственного органа/органа местного самоуправления (по месту замещения должности).

Государственный орган/орган местного самоуправления, передающий личное дело, заносит данную информацию в журнал учета личных дел служащих.

(В редакции постановления Правительства КР от 6 декабря 2018 года № 568)

4. Права государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

23. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах служащих, служащие имеют право:

- получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

- на свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные служащего, за исключением случаев, предусмотренных законами Кыргызской Республики;

- требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением законодательства Кыргызской Республики. Служащий при отказе службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам использования персональных данных исключить или исправить персональные данные служащего имеет право заявить в письменной форме руководству государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики о своем несогласии, с указанием причин несогласия;

- требовать от службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам использования персональных данных уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

- обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействие службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам использования персональных данных, при обработке и защите персональных данных служащего.

5. Служба управления персоналом

24. Личное дело служащего ведется службой управления персоналом либо уполномоченным лицом по вопросам использования персональных данных государственного органа, органа местного самоуправления.

25. В обязанности службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам использования персональных данных, осуществляющего ведение личных дел служащих, входит:

- приобщение к личным делам служащих документов, указанных в пунктах 11 и 12 настоящего Порядка;

- обеспечение сохранности личных дел служащих;

- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах служащих, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, а также настоящим Порядком.

26. Служба управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам использования персональных данных, принимая от служащего копии документов, должны проверить полноту и достоверность указанных сведений в соответствии с предъявленными оригиналами документов и сделать соответствующую запись в установленном порядке.

27. Служба управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам использования персональных данных вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные служащих при формировании резерва кадров.

6. Ответственность

28. В месячный срок с момента изменения персональных данных, указанных в личном деле, служащий обязан уведомить об этом службу управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам использования персональных данных.

29. Служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого служащего, несет ответственность в соответствии с законами Кыргызской Республики и другими нормативными правовыми актами Кыргызской Республики.

30. Работодатель обеспечивает:

- сохранность личных дел служащих;

- конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах.

31. Сотрудники службы управления персоналом, уполномоченные лица по вопросам использования персональных данных могут привлекаться в соответствии с законодательством Кыргызской Республики к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел служащих, установленного настоящим Порядком.